Es verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten, wenn nur der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs aufbewahrt wird. Denn der Ausdruck stellt nur eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist als Beweis einem Original-Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Werden Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt, müssen die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
Es muss eine System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein, die beschreibt, wie die elektronischen Dokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
Das Datenverarbeitungsverfahren muss sicher stellen, dass alle Programmbestandteile und Datenbestände, die einmal in den eingegeben wurden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Für digitale Dokumenten muss sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium keine Veränderung erfolgen kann.
Diese Grundsätze gelten für alle Unternehmer bzw. Freiberufler und auch für Privatpersonen mit positiven Einkünften über 500.000 € im Jahr.
Die Aufbewahrungsfrist für Unternehmen beträgt 10 Jahre, die für Privatpersonen 6 Jahre.
Quelle: §§ 146 – 147a AO;
Bayerisches Landesamt für Steuern vom 19. 5. 2014 – S 0317.1.1-3/3 St42
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